教学服务中心收发文管理办法
为进一步严格规范教学服务中心公文处理工作,提高收发文办理水平和效率,规范签发程序,严肃发文纪律,结合中心工作实际,制定如下办法:
一、发文流程规范
(一)认真起草。各科室主要负责人负责起草公文,起草过程中要加强学习和调查研究,做到上级文件、学校文件与实际工作相结合,必要时要提供相关的法律法规和政策依据,确保文件主题突出、表述明晰、文字简练、言简意赅。
(二)审核把关。中心分管副主任负责对所起草的文件进行业务审核和质量把关,确认发文范围和发文数量,审核无误后签字,将电子版和纸质版文件一并报中心办公室。
(三)印发归档。中心办公室按照《发文审批单》(附件1)内容审核审签流程,把关体例格式,编写具体文号,办公室主任复审签字后报请中心主任签发。中心办公室负责按发文数量打印红头文件并盖章,并做好文件发放、签收、归档等工作。
(四)工作要求。中心发文要求确保无失误、零差错。由于文件制发过程中出现重大问题的,将追究相关责任人责任。
凡属于规范性文件、重大行政决策、“三重一大”事项的文件,必须提请教学服务中心党政联席会审议后方可发文。
二、收文流转规范
(一)校外来文。对于上级部门、校外单位来文,中心办公室负责做好分类、登记,并填写《收文阅办单》(附件2),及时将文件内容上报中心主任批示;由党院办报批主管校领导批阅后流转到中心办公室的文件,要及时按照批阅内容,印发给相关负责人,并督促办理情况。收到的报刊、挂号信等,应立即做好书面登记,并及时通知收件人签领。
(二)校内文件。校内其他部门下发的文件,中心办公室负责做好分类、登记,并根据文件内容及时传达给相应负责人,做好沟通、督办工作。相关负责人要及时将完成情况报备中心办公室。
(三)工作要求。文件流转速度、处理效率关系到中心工作的方方面面。各科室接收到的上级单位或校外单位下发的各类形式的文件要及时上报中心办公室备案,做好流转、办理手续。若因个人原因导致的工作延误或其他问题,将追究相关责任人责任。
附件:1.教学服务中心发文审批单
2.教学服务中心收文阅办单
3.教学服务中心文件材料标准
中国音乐学院教学服务中心
2019年4月
教学服务中心发文审批单
起草科室 | 起草人 | |||
发文范围 | 发文数量 | |||
分管副主任 审核意见 | 签名: 年 月 日 | |||
中心办公室 复审意见 | 签名: 年 月 日 | |||
中心主任 签发 | 签名: 年 月 日 | |||
发文编号 | 发文时间 | |||
发放情况 | ||||
归档情况 |
中国音乐学院教学服务中心制表
教学服务中心收文阅办单
来文机关 | 来文字号 | 份数 | |||
收文编号 | 收文日期 | ||||
公文标题 | |||||
中心主任 批示意见 | |||||
具体负责人签收 | 签名: 年 月 日 | ||||
中心办公室督办情况 | 签名: 年 月 日 |
中国音乐学院教学服务中心制表
教学服务中心文件材料标准
根据《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999 )要
求,结合教学服务中心工作实际,制定如下标准,请参照执行:
一、文件材料规范
1.标题一般用2号小标宋体字,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
2.正文一般用3号仿宋体字,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般公文中标题行距28磅。正文及其他单倍行距。
3.如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号。如“附件:1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
4.单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
5.成文日期中的数字:用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
6.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
二、目录规范
每个文件盒首页附上目录,格式要求如下:
目录(三号、黑体、居中、目录两字空四格、段前0.5行,段后1行)
一级标题:宋体四号加粗,段前0.5行,段后1行,单倍行距
二级标题:宋体四号,段前0.5行,行距固定值20磅
三级标题:宋体小四号,行距固定值20磅
三、表格规范
1.如需体现表格,设计要科学、明确、简洁。
2.表格应有表序与表题(表格的名称),要求准确得体,简短精炼,避免使用泛指性词语。
3.表注:必要时,应将表中的符号、标记、代码,要说明的事项以简练的文字附于表下。
四、文件盒标签规范
教学服务中心档案盒采用统一文件盒标签制式,标准如下图:
中国音乐学院教学服务中心
2019年4月